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企业知识库的激活及有效使用

卓越的企业经营管理离不开知识库的帮助,若把企业当作一个人来看,企业的知识库如人的大脑,积累的知识越多,则企业的运行越有效率。知识库的建设和运用也是企业知识转移的过程。完备的知识转移可提高企业的技术支撑能力,降低风险,缩减成本,提升效率。拥有并使用好企业的知识库,企业才能走得稳、走得远!


怎样激活并有效使用企业知识库?


1

一把手亲自抓


为什么要一把手亲自抓?从企业组织上来看,公司所有的问题到一把手这里都将画上句号,如果一把手对知识库的建设目标含糊不清,那么员工就会形成做了没好处,不做也没什么实质影响的认知。从企业的日常经营管理来看,一把手抓好企业知识库的建设和运用,对自己来说将是一种减负。因为许多标准化,有历史经验可参考的知识都将有序的再次利用,保证质量的同时减轻了一把手的决策负担。从企业文化方面来说,每个人对知识都有私有化观念,作为企业灵魂管理者的一把手,提供资源激励员工共享自己所拥有的知识,建立良好的团队文化氛围、保持员工的积极性,是淡化私有化观念,提高员工提交知识积极性的源动力


2

CIO控制知识共享的风险


企业的知识库在实际的建设和运用过程中,知识共享确实存在着风险,主要是可能出现核心技术的泄漏,因此CIO要做好知识的保密性工作,建立共享安全制度,分类别、分级别、分权限对知识进行全面管理


3

CIO控制知识管理工具的使用风险


知识管理工具可能是单独的系统,也可能是企业信息系统的一个功能板块,在知识管理工具上线运行后,员工不能经常性地使用,也不能对知识管理工具进行维护,从而难以保证知识管理系统中知识的数量和质量,在“恶性循坏”中使知识管理工具逐渐成为一个华而不实的摆设。所以,在知识管理工具的使用过程中,CIO要考虑工具的易用性,要经常与企业各部门负责人进行沟通,要对工具的使用情况进行定期回顾


4

CIO做好知识库的初始化工作


激活企业知识库,必定要对原有的信息和知识做一次大规模的收集,按照一定的方法进行分类保存,并提供相应的检索手段


5

CIO设定知识管理流程,制定制度并监督执行


通用知识管理的流程可用下图表示:

企业知识管理制度包括知识共享制度,知识保密制度,知识评审制度等。